Kraków staje się wzorem dla innych samorządów w zakresie cyfryzacji administracji oświatowej. Dzięki wdrożeniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP) w 332 miejskich jednostkach, w tym w 95% szkół i placówek oświatowych, miasto znacząco usprawniło obieg dokumentów i ograniczyło biurokrację. Projekt, realizowany od jesieni 2025 roku do lata 2026, objął przeszkolenie 1,6 tys. użytkowników i został sfinansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy przy współpracy z NASK.
Jak działa nowy system?
EZD RP zastąpił dotychczasowe, często niejednolite rozwiązania stosowane w poszczególnych szkołach. Teraz każdy dokument – od wniosków rodziców po arkusze organizacyjne – jest rejestrowany, dekretowany i archiwizowany w jednym, cyfrowym środowisku. System automatycznie tworzy akta spraw, nadaje kategorie archiwalne i monitoruje terminy, co eliminuje ryzyko zagubienia papierów i usprawnia pracę sekretariatów.
– Największą wartością wdrożenia EZD RP nie jest sama technologia. Prawdziwy sens tej zmiany polega na tym, że pozwala ona szkołom poświęcać mniej czasu na administrację, a więcej ludziom – podkreśla Jacek Drabik, dyrektor Departamentu Edukacji Urzędu Miasta Krakowa.
Korzyści dla nauczycieli, uczniów i rodziców
Dzięki cyfryzacji nauczyciele mogą skupić się na pracy dydaktycznej, a dyrektorzy – na rozwoju szkół. Rodzice zyskują szybszą i bardziej przejrzystą obsługę swoich spraw. Co ważne, system działa w chmurze państwowej NASK, co zapewnia bezpieczeństwo danych i dostępność nawet w przypadku awarii lokalnej infrastruktury.
Ekologia i oszczędności
Rezygnacja z papieru to nie tylko wygoda, ale też korzyść dla środowiska. Ogranicza się zużycie papieru, koszty transportu i powierzchnie archiwalne. Miasto nie poniosło żadnych kosztów wdrożenia – system został udostępniony nieodpłatnie w ramach KPO.
Przyszłość: pełna elektronizacja do 2028 roku
Kraków przygotowuje się na wymogi Ministerstwa Cyfryzacji, które od 2028 roku będzie wymagać systemów klasy EZD we wszystkich podmiotach administracji publicznej. Obecne wdrożenie stanowi solidną podstawę do dalszej cyfryzacji, w tym e-doręczeń i integracji z platformami ePUAP.
Źródło: Kraków – Edukacja
Fot. krakow.pl
